Recursos CAPES para participação de discentes em eventos científicos
Atualizado em 01/10/2014
a. Fontes de recursos e quem tem direito
b. Como solicitar recursos da Reserva Técnica
c. Como solicitar Recursos Competitivos do PPG-GBM
e. O que pode ser pago com os recursos
a. Fontes de recursos e quem tem direito
1. Com uso da Reserva Técnica (RT) concedida pelo PPG-GBM. A RT é concedida somente mestrandos com bolsas CAPES e CNPq e doutorandos bolsistas CAPES: O saldo disponível para cada aluno e orientador estão na planilha de recursos. Basta a anuência do orientador.
2. Recursos competitivos concedidos pelo PPG-GBM. Podem ser pleiteados por todos alunos do PPG-GBM, inclusive bolsistas FAPESP, independente de estarem no último ano. Alunos que são empregados de empresas não podem solicitar estes recursos.
b. Como solicitar recursos da Reserva Técnica
- Obtenha a autorização do seu orientador;
- Verifique o seu saldo na planilha de recursos. Os recursos alocados para eu orientador também podem ser utilizados para esta finalidade.
- Consulte o item abaixo para verificar se sua participação e o congresso pretendido atendem às exigências da CAPES;
- Faça o download do formulário “Solicitação de Recursos para Eventos Científicos”, insira os dados e assine juntamente com o seu orientador.
- Junte ao documento acima:
- Histórico escolar;
- Carta de encaminhamento do orientador, justificando a importância da participação do aluno;
- Programa do evento;
- Cópia do trabalho submetido para o evento e aceite do trabalho para apresentação no evento, quando for o caso
- Entregue a documentação na secretaria de Pós-Graduação para a Lourdes (não será aceita documentação enviada por e-mail).
c. Como solicitar Recursos Competitivos do PPG-GBM
As instruções para solicitar recursos podem ser feitas em três ocasiões ao longo do ano:
Para eventos entre 01/01 e 30/04: solicitação até 30/10.Para eventos entre 01/05 e 31/08: solicitação até 28/02.Para eventos entre 01/09 e 31/12: solicitação até 31/05.
Documentação necessária:
Formulário para Solicitação de Recursos para Evento Científico;Histórico escolar;Carta de encaminhamento do orientador, justificando a importância da participação do aluno;Programa do evento;Cópia do trabalho submetido para o evento e aceite do trabalho para apresentação no evento, quando for o caso
d. Liberação dos recursos (volta ao topo)
O pagamento das despesas de alunos de MS poderá ser feito exclusivamente mediante reembolso. O aluno deve trazer comprovantes de todos os seus gastos, sendo que despesa não comprovada não será reembolsada. No caso de despesas efetuadas antes do evento (inscrição, por exemplo), aconselha-se o uso de depósito bancário ou cartão de crédito. Nestes casos o valor poderá ser reembolsado antes do congresso, mediante apresentação do comprovante de depósito ou fatura do cartão quitada (caso a fatura tenha débito automático em conta, o extrato da conta deve ser apresentado para comprovar o pagamento da fatura – isso é exigência da CAPES).
O pagamento de despesas de alunos de DR poderá ser feito como descrito no item anterior ou mediante adiantamento de recursos. Neste caso, o PPG-GBM adianta o valor para o aluno. A CAPES exige comprovação de todos os gastos, tal como descrito no item anterior. A opção pelo adiantamento deve ser indicada no formulário “Formulário para Solicitação de Recursos para Evento Científico”.
No caso do recurso concedido for usado para aquisição de passagens aéreas, a pessoa interessada deve enviar mensagem para apoiopos@unicamp.br, indicando todos os dados (data, itinerário, sugestão de voo, empresa aérea, etc). A Sra. Rejane dará todo o apoio para encontrar a passagem aérea adequada. A compra da passagem deve ser feita pelo setor de compras do Instituto de Biologia. Não serão aceitas solicitações de reembolso. INFORMAÇÃO ADICIONAL: Nos casos excepcionais em que não há ainda o aceite do trabalho, o aluno poderá comprar a passagem (sob sua conta e risco, sabendo que não há reembolso).
Os valores máximos de diárias estão disponíveis neste arquivo (os valores permitidos estão indicados em azul)
e. O que pode ser pago com recursos para eventos científicos (volta ao topo)
O PPG-GBM é obrigado a seguir estritamente as regras da CAPES. A Portaria n.º 034 , de 30 de maio 2006 da CAPES regulamente o assunto. Os tópicos pertinentes a participação em congressos estão descritos a seguir, cabendo destacar:
- Alunos de MS só podem utilizar recursos da CAPES para congressos no Brasil, enquanto alunos de DR podem usar para congressos no Brasil e no exterior;
- Em ambos os casos, o aluno deve ser primeiro autor de pelo menos um trabalho a ser apresentado;
- Os recursos podem ser usados para pagamento de passagem, táxi, inscrição e diárias, mas não podem ser usados para pagamento de seguro saúde;
- A inscrição só poderá ser paga na forma de reembolso;
- Para alunos de mestrado, o pagamento só pode ser feito na forma de reembolso.
Portaria da Capes:
1c.8 Participação de alunos em eventos no país
Art. 24. A coordenação do curso poderá destinar aos alunos recursos para participação em eventos científicos no país, tais como congressos, seminários e cursos destinados a cobrir as seguintes despesas:
I - taxas de inscrição, passagem, hospedagem, alimentação e locomoção urbana; sendo vedado o pagamento de diárias.
II - nos casos de participação em congressos e seminários a cobertura destas despesas será exclusiva para os alunos que fizerem apresentação de trabalhos e o seu valor não poderá ser superior à quantia equivalente em diárias para um professor que venha a participar do mesmo evento;
III – a participação em cursos ou disciplinas que inexistam na grade curricular obrigatória das instituições, será permitida desde que estejam necessariamente vinculados às dissertações e teses destes alunos.
Parágrafo Único. Havendo vantagem econômica, será possível substituir passagens dos alunos que fizerem apresentação desses trabalhos, por locação de veículo coletivo (pessoa jurídica), o que possibilitará, eventualmente, a participação de outros alunos, sem a cobertura de suas despesas pelo PROEX.
1c.9 Participação de alunos de doutorado em eventos no exterior
Art. 25. A coordenação do curso poderá destinar aos melhores alunos regularmente matriculados no curso de doutorado recursos para cobrir despesas para participação em eventos científicos no exterior, tais como:
I - taxa de inscrição;
II - passagem aérea (com tarifa promocionais), alimentação, hospedagem e locomoção urbana até o valor máximo estabelecido na tabela vigente na IES.
Parágrafo 1º O financiamento das despesas para a participação de alunos de doutorado em congressos ou conferências no exterior somente será autorizado mediante o cumprimento das seguintes exigências:
I - o doutorando deverá ser o autor principal do artigo a ser apresentado no evento;
II - apresentar trabalho em sessão oral ou sessão de pôsteres em evento de reconhecida relevância internacional na área do conhecimento;
III - apresentar ao programa de pós-graduação, onde está regularmente matriculado documento comprobatório de aceitação e/ou comunicação oficial para participar em congresso/conferência.
f. Prestação de contas (volta ao topo)
Tanto no caso de uso de RT como dos recursos competitivos, os recursos são concedidos como ajuda de custo, nunca como diárias (mesmo para alunos de DR). Pelas exigências da CAPES é necessário apresentar comprovantes de todas as despesas.
Utilize o formulário "Prestação de conta auxílio participação em evento científico" para relacionar as despesas e anexar os comprovantes (recibos, notas fiscais, etc). Entregue o formulário com os comprovantes na secretaria de pós até7 dias após o final do congresso.
O PPG-GBM reconhece que este é um tópico que causa muitos problemas, pois nem todos comprovantes são aceitos pela CAPES. Oportunamente inseriremos aqui orientações neste sentido.
g.Dúvidas frequentes (volta ao topo)
Q. O meu trabalho ainda não foi aceito. Posso pedir o recurso?
R: Nossa recomendação é essa particularidade seja mencionada na carta de encaminhamento do orientador. Nesse caso, o PPG-GBM poderá pré-aprovar a solicitação, mas *não* adiantará nenhum recurso e tampouco efetuará pagamento de reembolsos até que a apresentação do aceite do trabalho seja apresentada. Por sua conta e risco, o aluno poderá efetuar pagamento de inscrição, reserva de hotel, compra de passagem, etc. Uma vez apresentado o aceite do trabalho, o PPG-GBM efetuará o reembolso dessas despesas, desde que previstas no formulário "Solicitação de recursos para eventos científicos" .
Q. Não pretendo usar o recurso para congresso. Ele pode ser transferido para outro aluno do mesmo orientador ou usado para compra de material de consumo, reparos, etc?
R. Os recursos são intransferíveis e não podem ser usados para outras finalidades.